Cómo publicar los documentos creados con Google Drive

Si necesitamos publicar un documento de Google Drive, lo podemos realizar en forma rápida les dejo un procedimiento de como realizarlo.

Cómo compartir en la nube

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En la nube podemos compartir cualquier tipo de archivos siempre y cuando la información que contengan estos archivos este dentro de los términos y condiciones de uso del servicio. Los archivos pueden ser fotos, vídeos y documentos de licencia libre o bien que seamos autores de este contenido.

Normalmente compartimos fotos, vídeos, publicaciones en nuestras redes sociales, para nuestra familia, contactos, comunidades o los hacemos publico para que lo vean quienes estén interesados, pero entonces ¿Para que compartir en la nube o que diferencia existe? 

La diferencia puede decirse que esta en que compartimos en una nube para incrementar nuestra productividad  y la de otros, debido que este servicio van mas allá de solo transferir información, permiten la integración de aplicaciones y el trabajo colaborativo. Lo que ayuda a que varias personas trabajen en los mismos archivos desde diferentes lugares.

Para compartir estos archivos o carpetas lo podemos realizar de dos formas:

• Forma privada: cuando es necesario invitar a los usuarios para que puedan acceder a los archivos o carpetas, los usuarios que invitamos deben utilizar la misma aplicación  e iniciar sesión para tener acceso a la información.

• Forma pública: que es cuando compartimos para que cualquier usuario acceda a este archivo o carpeta con solo conocer el enlace y colocarlo desde su explorador de Internet. en ocasiones no es necesario que sean usuarios del servicio. 

Para esto es necesario otorgar permisos a quienes van a acceder a los archivos, estos pueden ser; "ver" en el que los usuarios podrán ver y descargar los archivos o  "modificar" para que ellos puedan ver, descargar y realizar cambios en los documentos.

Según el proveedor de la nube pueden haber variantes de estas formas de compartir por ejemplo Google Drive ofrece tres formas de compartir, una forma privada y dos para compartir en forma publica, y agrega un permiso para comentar en el que se puede ver descargar y comentar.

A continuación se presentan dos ejemplos de como compartir con Google Drive el primero en forma privada y el segundo en forma publica:

Para compartir en forma publica en la web puedes ver este enlace de Cómo compartir en Google Drive con visibilidad "Público en la Web

Cómo compartir en Google Drive con visibilidad "Público en la Web"

Este tipo de visibilidad permite que  las carpetas y los archivos estén a disposición de todos y que se les pueda encontrar mediante el buscador de Google. También  permite que podamos alojar páginas Web en una carpeta de nuestra unidad de Google Drive.

La forma de compartir es la siguiente:

1.  Ubicarse en el archivo o carpeta.
2.  Marca la casilla del archivo o la carpeta que quieras compartir.
3.  Hacer clic en el icono para compartir

4.  Se abre una ventana, allí seleccionamos "cambiar"

5.  Seleccionar la opción de visibilidad "Público en la Web."

6.  Seleccionar el permiso, viene predeterminado "Puede ver" pero se puede cambiar a "Puede editar"

7.  Copiar el enlace de la ventana inicial "Configuración para compartir".

8.  Presionar "Fin"

Este es el primer enlace para esta carpeta.

9.  Enviar el enlace por correo electrónico, red social o por chat

Como alojar una página Web en Google Drive

Con esta opción de visibilidad podemos alojar una pagina Web en formato  HTML, CSS y archivos Javascript, el procedimiento es el siguiente:

1.  Crear una nueva carpeta en la unidad
2.  Compartir la carpeta con visibilidad "Público en la Web." como el ejemplo anterior
3.  Subir  los archivos HTML, Javascript y CSS de la pagina en esta carpeta.
4.  Presionar el icono de detalles y actividad.

5. Seleccionar DETALLES

Este es el segundo enlace para esta carpeta



6.  Ubicar el enlace del Host empieza con "www.googledrive.com/host/ ..."
7.  Copiar y Compartir el enlace.

Debe de existir un archivo index.html para que se abra la página con solo colocar el enlace, de lo contrario se verán los archivos que contiene la carpeta y sera necesario abrir el archivo de la pagina en forma manual o colocar el nombre del archivo al final del enlace.

Como podemos observar si compartimos una carpeta de forma "Público en la web" la carpeta genera dos enlaces, uno para el acceso a los archivos y otro para alojar la página web.

Este es el segundo enlace para este ejemplo: 

https://googledrive.com/host/0B-zFCgywsC0HWUdSS3J1bzNFVU0

Un punto importante:

Google Drive no admite recursos web que hacen uso de lenguajes de scripting del lado del servidor como PHP.

Como recuperar archivos con Onedrive

Si sobrescribimos o realizamos cambios en un archivo que se encuentra en la unidad de  Onedrive  y necesitamos recuperar la información del archivo anterior,  lo podemos realizar mediante la opción de "Historial de versiones" que permite descargar o restaurar la versión anterior del archivo.

En el siguiente vídeo muestra un ejemplo de como recuperar una versión de un archivo.

Como recuperar versiones anteriores de un archivos en Google Drive

Si grabamos encima de un archivo que esta en la unidad de Google Drive y después necesitamos recuperar la versión anterior del archivo,  lo podemos realizar utilizando la opción de "Administrar revisiones..." que  permite recuperar hasta 100 versiones anteriores, que hayan sido realizadas  en los últimos 30 días. El archivo que se recupera es descargado en la computadora.

El siguiente vídeo muestra un ejemplo: En donde se crean un archivo y se le realizan modificaciones, para luego recuperar diferentes versiones.

¿Como sincroniza la nube con la computadora?

Debido a la necesidad de mantener respaldada la información que subimos a la nube, en un lugar de nuestra computadora, ya sea como backup o para utilizarla cuando no tenemos acceso a Internet, podemos instalar una aplicación que sincronice la información entre la computadora y la web.

¿Pero como sincroniza con la computadora?

Esta aplicación crea una carpeta en la computadora, en donde copia la información que hemos subido a la nube y la sincroniza vía Internet, creando un espejo entre la carpeta de la computadora y la información de la web, donde las dos mantienen la misma información.

Sincronización entre la carpeta de la computadora y la nube

Si creamos, borramos o modificamos un archivo en la carpeta de la computadora, al sincronizar  sucede lo mismo en la nube e igual si realizamos cambios en la nube cuando vuelve a sincronizar  realiza los mismos cambios en la computadora. Lo que permite mantener un respaldo de los archivos por estar almacenados en dos lugares (en la web y en la computadora) y el poder trabajar desde cualquiera de estos lugares. Estas aplicaciones son proporcionadas por las empresas que prestan el servicio de la nube.

Ejemplo con Google Drive,

Sincronización de Google Drive con la computadora:

¿Porque utilizar una nube para almacenar información?

Así como hemos utilizado otros medios de almacenamiento como los diskette, CD, DVD y memorias USB, para transportar y guardar información, con una nube podemos realizar lo mismo, pero sin el inconveniente que se dañe o pierda físicamente el dispositivo.

Cada uno de estos medios de almacenamiento ha sido desplazado por otro que ofrece mayores ventajas como: mayor capacidad de almacenamiento, mejor durabilidad del dispositivo, potabilidad, menores costos y  facilidad para compartir archivos de una computadora a otra.

¿Entonces que ventajas adicionales ofrece la nube? Para responder a esta pregunta enumerare las siguientes ventajas:

• Existen nubes gratuitas hasta cierto limite de espacio como Onedrive y Google Drive, lo que disminuye los costos.
• Permiten realizar un respaldo automático con la computadora.
• Deja recuperar versiones anteriores de un documento.
• Se tiene disponibilidad  de la información desde cualquier equipo con acceso a Internet
• Permite el trabajo colaborativo, donde un grupo de personas trabajan en una misma carpeta.
• Se comparte información a distancia.
• Disminuyen el contagio de virus informático, debido a que algunas nubes como Google Drive hacen una revisión de virus antes de compartir archivos.

También tiene sus limitaciones o desventajas que son las siguientes: 

• Es necesario tener conexión a Internet.
• Con archivos grandes puede demorar el subir y descargar  archivos.
• Es necesario que los usuarios conozcan y utilicen la misma aplicación .

Otra característica es las restricción para el tipo de información a subir, que indican las empresas que brindan la aplicación.

La tecnología permite establecer diferentes formas de trabajar y comunicarnos, con una nube tenemos movilidad, mayor respaldo de los archivos, trabajo a distancia y en grupo, sin embargo no se descarta la necesidad de mantener copias de seguridad en otros medios de almacenamiento para mayor seguridad de nuestra información.